不採用のときこそ迅速・ていねいな対応が必要となります。

●応募書類の取扱いルールの設定を 　
募集・採用・雇用後の場面で、応募者および従業員の個人情報に十分注意し、採用者の履歴書については、第三者の目に触れないよう適正な管理が必要です。
まず、応募者の履歴書を取り扱う際の社内ルールを決めましょう。できれば社内規定とするなど重要な位置づけにして、全従業員へ周知を図ります。履歴書を扱う担当者の範囲、保管や破棄の方法、返却の要望があった場合の対応など、できるだけ具体的なガイドラインが望ましいでしょう。

●選考書類の取扱い
採用前に本籍地が表示してある書類 や身分証明書を求めることは、就職差別につながるおそれがあります。どうしても必要な場合は、応募者が、どの証明書を提出するか選択できるようにしましょう。また、採用選考時に健康診断書を提出させたり、健康診断を実施することは、必要ない事項を把握する可能性があり、結果就職差別につながる可能性もありますので、必要性をよくご検討ください。

●絶対に避けるべきことは
×履歴書が机の上などに出しっぱなし
×履歴書を担当者以外が見る
×返却すると説明しながら返却しない
×相手を間違えて返送する
×履歴書を紛失してしまう
×別の目的で個人情報を利用する
×不採用者の履歴書を関連会社に回す

●不採用の連絡は迅速・ていねいに
応募者はできるだけ早く仕事に就きたいと思い求職活動をしています。採否連絡は、選考結果が決定次第、なるべく早く行い、あらかじめ『○日くらいには採否連絡をします』とスケジュールを伝えておきます。不採用者には採否連絡をしないという場合は『○日までに連絡がない場合は、残念ですが・・』 と面接時に伝えておくとよいでしょう。 期日を過ぎても連絡がない場合、応募者は結果を確認したくても「催促して、 選考に影響があるのでは・・」と非常 に不安な状態でいます。「連絡する」と 伝えた場合は、必ず早めに連絡してく ださい。

●断るための口実は避ける
断りにくいからといって、あれこれ口実をつけ、応募を辞退してもらおうとするのはトラブルの元です。「未経験 者歓迎」と表記しながら、「経験者が欲しかった」、「勤務日相談に応ず」と表記しながら「土日は絶対出勤して欲しい」など求人広告と矛盾した対応は求人企業の信用を落としかねません。不採用の理由を告げる必要はありません。採用を見合わせる旨と応募書類の取り扱いについて通知します。個人情報の取り扱いに不安を感じる応募者も多いので応募書類の返却と兼ねるとよいでしょう。