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人材採用

履歴書の返却を求める応募者がいるのですが、応じないといけないのでしょうか? 選考書類の取扱いについて教えてください。

履歴書は個人情報そのものです。雇用主は、募集・採用・雇用後の場面で、応募者および従業員の個人情報に十分注意する必要があります。万が一、個人情報の漏洩などが起これば、企業の信頼を失うことになります。採用者の履歴書については、第三者の目に触れないよう適正な管理が必要です。

●取扱いのルールを定めましょう

まず、応募者の履歴書を取り扱う際の社内ルールを決めましょう。できれば社内規定とするなど重要な位置づけにして、全従業員へ周知を図ります。

履歴書を扱う担当者の範囲、保管や破棄の方法、返却の要望があった場合の対応など、できるだけ具体的なガイドラインが望ましいでしょう。

●履歴書はできるだけ返却を

求人広告を見た応募者から「不採用になった会社から履歴書を返却してもらえない」、「応募を辞退した会社から個人情報が悪用されないか心配だ」などの電話相談も増加しており、個人情報に関する考え方は厳しくなっています。不採用者の履歴書は、できるだけ返却するようにしてください。

履歴書を返却しない場合は、あらかじめその旨を広告上に表記するなど応募者に伝えておくことが望まれます。広告スペースなどの問題で表記できない場合は、応募電話の際、あるいは面接の時に説明するようにしてください。

●選考書類の取扱い

採用時でなく、面接時に住民票の提出や運転免許証の提示を求めていませんか。採用前に本籍地が表示してある書類や身分証明書を求めることは、就職差別につながるおそれがあります。どうしても必要な場合は、応募者が、どの証明書を提出するか選択できるようにしましょう。

また、採用選考時に健康診断書を提出させたり、健康診断を実施することは、必要ない事項を把握する可能性があり、結果就職差別につながる可能性もありますので、必要性をよくご検討ください。

☆次のようなことは絶対に避けて!

・履歴書が机の上などに出しっぱなしになっている

・履歴書を担当者以外が見る

・履歴書を返却すると説明しながら返却しない

・相手を間違えて返送する

・履歴書を紛失してしまう

・別の目的で個人情報を利用する

・不採用者の履歴書を知り合いや関連会社に回す

☆個人情報とは

個人情報保護法第2条1項では、個人情報を「生存する個人の情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別できるもの(他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む)」と規定しています。

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